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  PROTECCIÇON DE DATOS. PREGUNTAS FRECUENTES
 
PREGUNTAS GENERALES LOPD
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1.

¿Es cierto que  la ley de protección de datos también se aplica para comunidades de vecinos?

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El artículo 6.1 LOPD nos dice que el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado. ¿Precisará la comunidad recabar el consentimiento inequívoco de los copropietarios que la integran?

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¿Quién es el responsable del tratamiento y quien el encargado del tratamiento?

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¿Dónde ubicar el fichero y documento de seguridad?

 
1.¿Es cierto que  la ley de protección de datos también se aplica para comunidades de vecinos?

Todos los ficheros de datos deben estar registrados. Los administradores de fincas poseen ficheros con los datos de los copropietarios de las fincas que administran y que deben ser notificados a la APD. El responsable de que así se haga es el presidente de la finca o la propia comunidad de vecinos, si bien el profesional debe custodiarlos y recordar esa obligación a la comunidad que administra.

 
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2. ¿Cuándo entró en vigor?    

Dicha notificación se inscribe en el Registro General de Protección de Datos. Si están en soporte informático -lo más habitual para los administradores de fincas-, el plazo para notificarlos acabó el 14 de enero de 2003 (para los que están en soporte papel, el plazo  acabó  en octubre de 2007).

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3. ¿Qué pasa si no adapto mi comunidad a la LOPD y cuales son los pasos a seguir?

Hay comunidades que tienen servicio de vigilancia, Portero, Personal de limpieza, poseen datos de morosos, poseen datos sensibles, datos de juicios, etc. Es necesario por tanto cumplir la normativa en un proceso que de forma abreviada incluye estos 5 pasos:

1. Documento Legal donde se reflejan las deficiencias y recomendaciones en materia de protección de datos.
2. Documento de Seguridad. Documento de obligada tenencia donde se incluyen o se insertan la política de privacidad de la comunidad y las medidas técnicas implantadas para cumplir con la normativa.
3. Funciones y Obligaciones del Personal. Documento que incluye la forma de operar que han de seguir las personan que tratan los datos personales.
4. Notificación de ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos.
5. Elaboración de cláusulas, contratos y cualesquiera otros documentos necesarios para cumplir con la normativa.
 
Un mal uso de ficheros, no permitir su acceso al ciudadano, o su no inscripción, puede ser sancionado con multas de entre 900 y 600.000 euros.

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4. ¿Es el Administrador el responsable de los ficheros de la comunidad?

La posibilidad que el propio artículo 20 apartado f) de la Ley de Propiedad Horizontal, al hacer mención a las funciones atribuidas al Administrador, permita a la Junta la posibilidad de conferirle otras atribuciones diferentes a las establecidas por Ley o por Estatutos, no significa que el Administrador de Fincas pueda ostentar la figura de responsable del fichero puesto que, la labor que realiza sólo es un servicio que presta a la Comunidad.

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5. ¿Qué responsabilidad tiene el Administrador?

En definitiva, el Administrador es parte de la Junta de Gobierno y, por tanto, como parte representativa, no será responsable del fichero creado por la Comunidad, sino usuario del mismo, y en todo caso, será encargado del tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso. Por otro lado, cabe apuntar que las empresas de Administradores de Fincas o el propio Administrador de Fincas, en su caso, será responsable, de los datos que manejen dentro de su actividad empresarial.

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6. ¿Tenemos que comunicar a todos los vecinos de la creación de un fichero?

Es recomendable que se incluya, por algunos de los medios que se utilicen en la comunidad para informar a los diferentes copropietarios, una cláusula informativa de la existencia de un fichero de datos personales, de quién es el responsable del fichero, dónde pueden ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y en general, de los parámetros enunciados en el citado artículo 5 LOPD.

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7. El artículo 6.1 LOPD nos dice que el tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado. ¿Precisará la comunidad de recabar el consentimiento inequívoco de los copropietarios que la integran?

La respuesta es no. La LOPD exime de prestar y obtener el consentimiento cuando se refieran a las partes de una relación de negocio, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento y cumplimiento. Sin embargo, lo anterior no exime a la comunidad del deber de información recogido en el artículo 5 LOPD, así como de atender el ejercicio de los derechos de acceso, oposición, rectificación y cancelación, que la LOPD otorga a los afectados.

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8. ¿Quién es el responsable del tratamiento y quien el encargado del tratamiento?

El artículo 3 de la LOPD nos define la figura del Responsable del fichero o tratamiento como aquella persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. Resulta claro que quien decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de los diferentes copropietarios o de los proveedores o trabajadores que emplea, es la Comunidad de Propietarios, que viene obligada por la LPH y por sus Estatutos.

El citado artículo 3 de la LOPD también define la figura del Encargado del tratamiento como la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del fichero. Resulta evidente que el Administrador de fincas realiza el tratamiento por cuenta de la Comunidad de Propietarios.
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9. ¿Dónde ubicar el fichero y documento de seguridad?

Uno de los problemas que plantea la prestación de servicio entre el Administrador y la Comunidad de Propietarios es la ubicación del fichero. La solución más habitual es que el propio Administrador de Fincas se encarga de la custodia de esos datos, en sus dependencias y sistemas de información.

 
El Administrador deberá tener implementadas las medidas de seguridad adecuadas al nivel requerido por el fichero. Las obligaciones de custodia del fichero, así como las medidas de seguridad que debe implementar el Administrador, han de estar recogidas en un contrato por escrito entre ambas partes, sin olvidar que debe existir un Documento de Seguridad, de obligado cumplimiento, que deberá estar a disposición de la Agencia de Protección de Datos en las dependencias donde se ubica el fichero.
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